Technology and Economic Trends and the Productivity Paradox
· Moore’s Law
กล่าวว่า ความสามารถของ Computer Chip จะมีเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่า (double) ทุกๆ 18-24 เดือนในขณะที่ต้นทุนยังเหมือนเดิม ส่งผลให้องค์กรมีโอกาสที่จะซื้อของที่ดีและราคาถูก โดย อัตราส่วน Price-to-performance จะลดลงแบบ exponentially กล่าวคือ เทคโนโลยีมาเร็วขึ้น มีการพัฒนาเร็วขึ้น ซึ่งส่งผลต่อ Productivity ที่มากขึ้น แต่อาจทำให้พนักงานตกงานได้ อย่างไรก็ตามก็สามารถแก้ปัญหาพนักงานตกงานได้โดยเอาพนักงานไปพัฒนาในด้านอื่นๆแทน (ด้านที่เทคโนโลยียังไปไม่ถึง)
· Productivity Paradox
เป็นความขัดแย้งกันระหว่างการเพิ่มขึ้น (การพัฒนาขึ้น) ของเทคโนโลยี กับการเติบโตที่ช้าลงของ Productivity สาเหตุที่เกิด Productivity Paradox เช่น Productivity gains วัดผลได้ยาก ใช้เวลานานกว่าจะเห็นผล หรือไม่แสดงผลให้เห็นได้อย่างชัดเจน, การลงทุนใน IT มีการปันงบประมาณ (Budget) มาจากส่วนงานอื่น ส่งผลให้ Productivity มันหักล้างกันเอง, การลงทุนใน IT บางอย่างต้องใช้ระยะเวลาในการคืนทุนค่อนข้างนาน การลงทุนใช้ Cost สูง เป็นต้น
· Does Productivity Paradox still matter?
ผลกระทบจากการลงทุนทางด้าน IT มี 2 แบบ คือ 1. Direct impact เป็นผลกระทบโดยตรง เช่น ลดต้นทุน เพิ่มยอดขาย/กำไร 2. Second-order impact เป็นผลกระทบทางอ้อม เช่น MK share เพิ่มขึ้น, service ที่ให้แก่ลูกค้าเร็วขึ้น
Evaluating IT Investments: Needs, Benefits, Issues, and Traditional Methods
สำหรับการตัดสินใจที่จะลงทุนใน IT, IS จะต้องมีการประเมินก่อนการลงทุน ว่า IT นั้นมีความจำเป็นไหม? มีประโยชน์ไหม? โดยอาจการวิเคราะห์จาก Cost-Benefit (Traditional) ซึ่ง IT มีการลงทุนใน 1.Infrastructure 2. Application และเมื่อลงทุนแล้วก็ยังมีความจำเป็นที่ต้องประเมินผลอย่างสม่ำเสมอต่อไปอีกด้วย เพื่อดูว่าการใช้งาน IT นั้นเกิดประโยชน์ต่อองค์กรหรือไม่
อย่างไรก็ตามมีบาง Project ที่ไม่จำเป็นต้อง Justify ว่าจะลงทุนหรือไม่ ได้แก่
1. Project ที่มีความจำเป็น เช่น เป็น Infrastructure, สิ่งที่กฎหมายกำหนด
2. Project ที่มีราคาถูก ใช้เงินลงทุนน้อย
3. Project ที่นายสั่ง
4. Project ที่มีข้อมูลไม่เพียงพอ ทำให้ไม่สามารถ Justify ได้
· The IT Justification Process
- Lay an appropriate foundation for analysis, and then conduct your ROI.
- Conduct a good research on metrics & validate them.
- Justify, clarify, and document the costs and benefits assumptions.
- Document and verify all figures used in the calculation and include risk analysis. มีการประเมินความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องด้วย
- Is the project really bolstering the company’s competitive and strategic advantage?
- Not to underestimate costs and overestimate benefits ไม่ควรประเมินต้นทุนต่ำเกินไปและประเมินประโยชน์สูงเกินไป
- Commit all partners, including vendors and top management.
· Difficulties in Measuring Productivity & Performance Gains (ความยากในการวัด)
- Incorrectly defining what is measured คือ ไม่รู้ว่าจะวัดอะไรดี เช่น อาจมีผลกระทบมาจากหลายทาง ทั้งในส่วนของ Direct, Second-other ทำให้วัดได้ยาก โดยอาจแก้ไขโดยใช้ KPI และ BSC มาช่วยในการวัด
- Time lags อาจแก้ไขได้โดยวัดหลังจากติดตั้งระบบเสร็จแล้ว
- หาความสัมพันธ์ระหว่างการลงทุนใน IT กับ ผลการดำเนินงานขององค์กรได้ยาก
· Intangible Benefits
ผลประโยชน์ที่จับต้องไม่ได้เป็นตัวเงิน ซึ่งปกติเป็นสิ่งที่วัดไม่ได้/วัดได้ยาก แต่เราต้องพยายามวัดให้ได้ เช่น การวัดความพึงพอใจของผู้ใช้ อาจวัดโดยใช้ชุดแบบสอบถามแล้ว Ranking Score, การวัดการสื่อสาร
ระหว่างพนักงานอาจวัดโดยใช้ E-mail มาวัดแทน เป็นต้น
Handling Intangible benefits แนวทางสำหรับการวัดผล Intangible Benefits
- Rough estimates of monetary value for all intangible benefits ประเมินคร่าวๆ ถึง Value ของ Intangible benefits
- Think broadly and softly ดูว่ามีความเกี่ยวข้องกับ Strategic / Indicators ที่สำคัญขององค์กรไหม
- Pay your freight first ดูผลประโยชน์ระยะสั้นก่อนว่าลงทุนแล้วจะได้อะไรมาแน่ๆ
- Follow the unanticipated เปิดใจ/พยายามคิดว่าประโยชน์ของ Intangible มีอะไรบ้าง จากทุกทาง
· Costing IT Investment แบ่งออกเป็น 2 ส่วนคือ
1. fixed costs ต้นทุนคงที่ ซึ่งมักจะเกิดขึ้นในปีแรก ทำให้ได้มาซึ่งระบบ IT เช่น ลงทุนค่า Infrastructure
2. Transaction costs: เป็นต้นทุนที่เกิดขึ้นจากการติดต่อระหว่างกัน ได้แก่
- Search ต้นทุนในการเลือกซื้อ/หาข้อมูล
- Information ต้นทุนในการได้มาซึ่งข้อมูล
- Negotiation
- Decision ค่าใช้จ่ายในการตัดสินใจ เช่น อนุมัติการซื้อ/การขาย เป็นต้น
- Monitoring ต้นทุนในการติดตามสินค้าที่ถูกขายออกไปแล้ว บริการหลังการขายสินค้า เป็นต้น
· Revenue Models generated by IT&Web
- Sales
- Transaction fees เช่น EBAY ได้รับค่าคอมมิชชั่น
- Subscription fees
- Advertising fees เช่น GOOGLE มีการประกาศโฆษณา
- Affiliate fees เป็นการที่มี Banner มาแปะในหน้าเวป เมื่อคลิกจะ link ไปยังทื่น ซึ่งเป็นช่องทางการขายของผ่านทาง link
· Cost & Benefit Analysis
เป็นการพิจารณาการลงทุนโดยคำนึงถึงต้นทุนที่เสียไป (Cost) และประโยชน์ที่จะได้รับ (Benefit) โดยจะลงทุนเมื่อ benefit มากกว่า cost มีขั้นตอนการวิเคราะห์ 2 ขั้น คือ 1. Identifying & estimating all cost and benefits (ระบุ/ประมาณต้นทุนและประโยชน์ทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง) 2. Expressing these costs and benefits in common units (วิเคราะห์ออกมาเป็นตัวเงิน) โดย Cost เช่น Development costs เช่น ค่าใช้จ่ายในการจ้างคนพัฒนาระบบ, Setup costs พวกค่าใช้จ่ายในการติดตั้ง Hardware/Software ต่างๆ, Operational costs เช่น ค่าไฟ ค่ากระดาษ ส่วน Benefits ประกอบด้วย Direct benefits, Assessable indirect benefits and Intangible benefits
· Intangibles in Economic Feasibility
ประโยชน์วัดไม่ได้เป็นตัวเงิน เช่น การเพิ่มระดับของการบริการที่ดีขึ้น,ความพึงพอใจของลูกค้า, Survival(เช่นธนาคารต้องมีตู้ ATM) และ ความจำเป็นในการพัฒนาความเชี่ยวชาญภายในองค์กร ส่วนต้นทุนวัดไม่ได้เป็นตัวเงิน เช่น Reduced employee morale, lost productivity, lost customers or sales
· Cash Flow Forecasting เป็นการคาดการณ์ future cash flows ทั้งในส่วนของ Cash outflow (จ่าย) และ Cash Inflow (รับ)
Cost-Benefit Evaluation Techniques:
1. Net profit เป็นการพิจารณาแค่กำไรทั้งจำนวนตอนสิ้นสุดอายุโครงการเพียงก้อนเดียว มีข้อเสียคือ ไม่ได้สนใจเรื่อง TMV (Time Money Value), ไม่ได้สนใจว่าต้องลงทุนมาก/น้อย
2. Payback Period เป็นการพิจารณาระยะเวลาคืนทุน ข้อเสียคือ ไม่ได้สนใจเลยว่า Net profit ของแต่ละโครงการเป็นเท่าไร
3. Return on investment (ROI) เป็นการพิจารณาผลตอบแทนจากการลงทุน มีข้อเสียคือ ไม่ได้สนใจเรื่อง TMV
4. Net present value(NPV) เป็นวิธีที่นิยมใช้มากที่สุด เป็นการคิดลดกระแสเงินด้วย Discount rate ซึ่งความยากของการใช้วิธีนี้คือ การเลือกตัว Discount rate ที่เหมาะสม เพราะ Discount rate ที่แตกต่างกัน ทำให้การตัดสินใจเปลี่ยนไป โดย Discount rateที่เหมาะสมอ้างอิงจากต้นทุนของเงินทุน ข้อเสียคือ การที่ฐานที่ใช้คิด NPV ต่างกัน ทำให้ไม่สามารถเปรียบเทียบกันได้ เช่น โครงการเล็ก/ใหญ่
5. Interest rate of return (IRR) เป็นอัตราผลตอบแทนที่ทำให้ NPV=0 เป็นค่า % ซึ่งสามารถนำมาเปรียบเทียบกันได้ระหว่างโครงการ
สำหรับการเลือกใช้วิธีการใดการวัดผลต้องเลือกใช้โดยพิจารณาข้อดี-ข้อเสีย และความเหมาะสมสำหรับแต่ละกิจการ
Advanced Methods for Justifying IT Investment and Using IT Metrics
· Business Case
เป็นการจัดทำเอกสารเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ มีข้อมูลในหลายๆด้าน หลายๆแง่มุม ทั้งในส่วนของ Qualitative และ Quantitative
· TCO : Total cost of ownership
เป็นการเอา Cost ของทั้ง life cucle มาคำนวณ เพื่อเปรียบเทียบทางเลือกในการลงทุนใน IT
· Benchmarks
วัดเชิง Objective คือ สามารถเปรียบเทียบกันได้ โดยเปรียบเทียบกับ averages for the industry หรือ most efficient performers in the industry
· Balanced scorecard method
ไม่ได้มองแค่วัตถุประสงค์ทางด้านการเงินอย่างเดียว มองมุมอื่นๆด้วย ซึ่ง ประกอบด้วย 4 มุมมอง ได้แก่ Financial, Customer, Internal Process, Learning and Growth
Examples of IT Project Justification ได้แก่
· E-Procurement Metrices
· CRM
· E-Training
Economic Aspects of IT and Web-Based Systems
E-commerce เป็น web-based systems มีข้อสมมติฐานในการลงทุนว่าการลงทุนใน E-commerce เป็นไปตามเหตุผลเชิงกลยุทธ์ ไม่ใช่เป็นไปตามกระแส โดยเมื่อนำ E-commerce มาใช้จะทำให้ Cost ลดต่ำลง และมี Richness เพิ่มสูงขึ้น
· Where costs of IT investment go? แบ่งเป็น
- Overhead : ค่าใช้จ่ายเป็นของส่วนกลาง เป็นค่าใช้จ่าย Overhead
- Chargeback : มีการ Charge ค่าใช้จ่ายไปยังผู้ใช้,แผนกที่ใช้ตามการใช้งานจริงซึ่งทำให้สามารถ
กำหนดนโยบาย/ควบคุมการใช้งานได้
Managerial Issues
ประเด็นหลักๆของสิ่งที่ผู้บริหารต้องคำนึงถึง
- Constant growth & change. การเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีที่รวดเร็วในปัจจุบัน องค์กรต้องพร้อมรับมือ
- Shift from tangible to intangible benefits. มีการมองทั้งในส่วนของ tangible และ intangible ควบคู่กัน ไม่มองแต่ tangible เหมือนสมัยก่อน
- Not a sure thing. ไม่มีอะไรแน่นอน ถ้าอยากจะรู้ว่าระบบดีหรือไม่ดี ต้องมีการวัดผลเรื่อยๆ ตลอดๆ (หลังติดตั้งเสร็จด้วย)
- Chargeback.
- Risk. ต้องมีการวิเคราะห์ความเสี่ยง, ขนาด/โอกาสที่จะเกิดความเสี่ยงนั้นๆ
- How to measure the value of IT investment? เลือกใช้เครื่องมือในการวัดผล IT investment ทั้ง financial และ non-financial ตามที่ได้กล่าวแล้วข้างต้น
- Who should conduct a justification? คนที่ทำการ justify อาจเป็นหลายๆฝ่ายมาช่วยตัดสินใจ หรือตั้งเป็น committee ขึ้นมา เป็นต้น
สุวารี เลิศลักษณะโสภณ เลขทะเบียน 5302110019
