Q 1. Explain why the old, nonintegrated functional system created problems for the company. Be specific.
การที่บริษัทใช้ระบบเก่า คือ ใช้ระบบที่ไม่ได้บูรณาการ (เชื่อมโยง) ระบบการทำงานของหน่วยงานต่างๆเข้าด้วยกันเป็นหนึ่งเดียว ทำให้การทำงานของบริษัทไม่ราบรื่น แต่ละแผนกงานไม่สามารถเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างกันได้ ประกอบกับการที่บริษัทกำลังมีการเติบโตอย่างรวดเร็วทำให้มีข้อมูลที่เพิ่มขึ้น รายการค้าเพิ่มขึ้นและซับซ้อนมากยิ่งขึ้น ทำให้ระบบเก่าไม่สามารถรองรับการทำงานได้เป็นอย่างดี การใช้ระบบเก่าส่งผลให้เกิดปัญหาทางด้านความรวดเร็ว (เวลา) ในการทำงาน/การประมวลผลข้อมูล รวมไปถึงการสูญเสียทรัพยากรอื่นๆโดยไม่จำเป็น ปัญหาต่างๆ เช่น
- ฝ่าย Account Payable ระบบเดิมใช้ระบบการทำงานแบบ Manual ในการจับคู่ใบสั่งซื้อ (PO ) กับใบกำกับภาษี (Invoices) ซึ่งการที่บริษัทกำลังเติบโตเป็นอย่างมากนั้น ทำให้ปริมาณรายการ/ข้อมูล/เอกสารมีจำนวนมากขึ้น ความซับซ้อนก็เพิ่มมากขึ้นส่งผลให้หากใช้ระบบเดิมจะทำให้ไม่สามารถรองรับการเจริญเติบโตของบริษัทได้ เช่น การดำเนินงานล่าช้า ต้องใช้แรงงานคนเพิ่มขึ้น ไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร เป็นต้น
- มีปัญหาในเรื่องภาษี กล่าวคือ ระบบเก่าไม่สามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงได้อย่างใกล้ชิด ทำให้มีปัญหาในเรื่องของอัตราภาษีที่มีความแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐ เป็นต้น
Q 2. The new system cost several million dollars. Why, in your opinion, was it necessary to install it?
จากปัญหาที่เกิดขึ้นจากการที่บริษัทใช้ระบบเดิมในการทำงาน ตามข้อ 1 ชี้ให้เห็นว่าบริษัทมีความจำเป็นที่จะต้องนำระบบใหม่มาใช้เพื่อปรับปรุงและพัฒนากระบวนการดำเนินงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น แม้ว่าระบบใหม่จะมีต้นทุนที่สูง แต่ระบบใหม่ก็สามารถทำให้การดำเนินงานดีขึ้น แต่ละฝ่าย/แผนกในบริษัทสามารถเชื่อมโยง/แบ่งปันข้อมูลระหว่างกันได้ดียิ่งขึ้น ส่งผลให้ได้ข้อมูลที่มีคุณภาพและความเหมาะสม รายงานสำหรับการตัดสินใจของพวกผู้บริหารมีความน่าเชื่อถือ สามารถก่อให้เกิดการตัดสินใจที่ถูกต้องได้ดียิ่งขึ้น
นอกจากนี้ระบบใหม่จะทำให้การดำเนินงานในเรื่องต่างๆ มีความสะดวก รวดเร็ว มีประสิทธิภาพและประหยัดต้นทุนในหลายๆด้านได้ เช่น ลดการใช้ทรัพยากรบุคคล อย่างระบบที่อนุญาตให้พนักงานสามารถเข้าไปแก้ไขข้อมูลส่วนตัวได้เอง และในส่วนของการใช้ Web-based ก็ช่วยในการบริหารจัดการด้านการสั่งซื้อ การจัดการสินค้าคงเหลือ ได้เป็นอย่างดีอีกด้วย กล่าวได้ว่าระบบใหม่แม้จะมีต้นทุนที่สูง แต่ก็มีความคุ้มค่าที่จะนำมาใช้ เพราะทำให้เกิดประโยชน์ต่อบริษัทมากมายตามที่ได้กล่าว สามารถเพิ่มความสามารถในการแข่งขัน และรองรับการเจริญเติบโตของบริษัทได้เป็นอย่างดี
Q 3. Lawson Software Smart Notification Software (Lawson.com) is being considered by Dollar General. Find information about the software and write an opinion for adoption or rejection.
Lawson Smart Notification Software: เป็นซอฟแวร์ที่ช่วยในการวิเคราะห์และประมวลผลข้อมูลขององค์กร ให้มีความสะดวกรวดเร็วและถูกต้องมากยิ่งขึ้น โดยมีการออกแบบให้สามารถเชื่อมโยง/แบ่งปันข้อมูลระหว่างกันในองค์กรได้แบบบรูณาการ นอกจากนี้โปรแกรมจะมีการคัดกรอกข้อมูล โดยคัดเลือกข้อมูลที่ความจำเป็นต่อการดำเนินงาน แล้วนำเสนอข้อมูลสารสนเทศที่มีความเข้าใจได้ง่าย สามารถใช้ช่วยในการตัดสินใจส่งต่อไปยังบุคคลกรในองค์กรที่มีความจำเป็นต้องใช้ข้อมูลนั้นๆ โดยข้อมูลสารสนเทศดังกล่าวผ่านการประมลผลที่รวดเร็วและถูกต้อง ทำให้พนักงานและผู้บริหารสามารถใช้ข้อมูลดังกล่าวในการตัดสินใจได้เป็นอย่างดีและทันเวลา ซึ่งระบบดังกล่าวจะมีประโยชน์เป็นอย่างมากหากองค์กรมีข้อมูลเป็นจำนวนมาก และต้องการการตัดสินใจที่ทันเวลา เป็นต้น
ในความเห็นของข้าพเจ้า เห็นว่า บริษัท Dollar General ควรนำมาระบบนี้มาใช้ เพราะระบบนี้จะมีประโยชน์ต่อการดำเนินงานของบริษัทเป็นอย่างมาก อันเนื่องมาจาก บริษัทมีสาขาเป็นจำนวนมากและยังมีแนวโน้มเติบโตอีกด้วย ส่งผลให้ข้อมูลของบริษัทมีจำนวนมาก หากขาดการจัดการที่ดีแล้วจะส่งผลให้ไม่สามารถนำข้อมูลไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ สูญเสียเวลาและทรัพยากรในการจัดการกับข้อมูลเป็นจำนวนมาก ซึ่งหากนำระบบนี้มาใช้จะช่วยให้ได้มาซึ่งข้อมูลที่มีความถูกต้อง เหมาะสมตรงกับความต้องการของผู้ใช้งาน อย่างทันเวลา ตามที่ได้กล่าวแล้วข้างต้น ส่งผลให้การตัดสินใจเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น รวมไปถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานในบริษัท ลดเวลาและต้นทุนการดำเนินงานได้อีกด้วย สามารถเพิ่มความสามารถในการแข่งขัน และรองรับการเจริญเติบโตของบริษัทได้เป็นอย่างดี ข้าพเจ้าจึงเห็นว่าควรนำระบบนี้มาใช้
Q 4. Another new product of Lawson is Services Automation. Would you recommend it to Dollar General? Why or Why not?
Services Automation: เป็นระบบที่ช่วยในการบริหารจัดการงานประจำวัน การบริหารทรัพยากร เวลา ค่าใช้จ่ายและกิจกรรทางการเงินของบริษัท โดยครอบคลุมตั้งแต่การสร้างโอกาสทางการตลาดถึงการเก็บเงินจากลูกค้า โดยการทำงานหลักของระบบ แบ่งออกเป็น 3 ส่วน ดังนี้
- Opportunity Management ช่วยในการประมาณการรายได้ คาดการณ์กำลังการผลิตและปริมาณสินค้าที่จำหน่ายในแต่ละงวด เพื่อคาดการณ์ถึงโอกาสทางการตลาดของบริษัทในการเจริญเติบโตอีกด้วย
- Project Management ช่วยในการวิเคราะห์กลยุทธ์การลงทุนและโอกาสในการลงทุน และการวางแผนโครงการต่างๆ ในอนาคต
- Resource Management ช่วยในการวิเคราะห์ด้านทรัพยากร เช่น กำลังการผลิต
ในความเห็นของข้าพเจ้า เห็นว่า บริษัทน่าจะนำมาระบบนี้มาประยุกต์ใช้ เนื่องจากระบบนี้จะช่วยให้การดำเนินงาน การบริหารจัดการด้านหลักๆของบริษัทให้มีประสิทธิภาพได้ดียิ่งขึ้น เช่นช่วยในการจัดสรรทรัพยากรที่มีประสิทธิภาพ ส่งผลต่อการเพิ่มขึ้นของรายได้ ช่วยในการตัดสินใจลงทุนในสาขาใหม่ๆ รองรับการเจริญเติบโตของบริษัทได้เป็นอย่างดี เป็นต้น
สุวารี เลิศลักษณะโสภณ
เลขทะเบียน 5302110019
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น